El termino DRP se acuña de su nombre en inglés Disaster Recovery Plan, y se refiere a un plan que deben tener todos para recuperarse rápidamente en caso de un desastre informático, y restablecer la operación de la empresa.
Sé que el hablar de un desastre informático puede sonar alarmista pero es importante dimensionar bien el daño tan extenso que puede sufrir una compañía que no prevé estos escenarios.

Para muestra un botón

Recientemente hablaba con un comerciante cuya especialidad es vender Dulces, el estaba seguro que no requería ninguna estrategia DRP ya que al ser una PyME y tener solamente 3 computadoras, toda la información que tenía en ellas era “Prescindible” según sus propias palabras.
Entonces paso lo impensable, un lunes cuando llego a su negocio, alguien había abierto el mismo y se había robado las 3 computadoras. En un inicio no se dio cuenta del desastre, pero con el tiempo este demostró ser más importante que la misma perdida de mercancía que había sufrido.
Para comenzar, por lo menos tenía 5 años que su vendedor, almacenaba toda la información de sus clientes en Outlook, y bueno la última vez que había tenido problemas con su libreta de direcciones habían podido recuperar toda su información de la lista de clientes que llevaba la contadora en Excel… solo que ahora, esa computadora estaba también desaparecida.
Eso significaba que de la noche a la mañana se habían perdido todos los datos del vendedor, ya no sabía más que por memoria, las llamadas que tenía pendientes y las citas que había que cumplir, pero más importante, no sabia que pedidos había que surtir, y en muchos de los casos requeriría ir a ver a los clientes una vez más para obtener sus datos, o hacer una cacería de datos en las copias de las facturas de la compañía.
Meses de prospectación se habían perdido, y a cualquier cliente que no se le hubiera facturado, o cualquiera que hubiera cambiado sus datos desde su última factura, sería prácticamente imposible contactarlo. Esa recuperación de información tomaría al menos 15 días, dinero y esfuerzo extra.
Por otra parte la contabilidad estaba perdida. Cierto es que había toda la información en copia dura del último año, pero la de los años anteriores había estado en aquella bodega que se inundo, y cuando fueron a buscarla, los papeles eran una masa incorpórea de pulpa y tinta, nada se podría obtener de ellos.
Los históricos de compras y los inventarios estaban todos en la tercer computadora, así que de pronto no se tenía para la compra más que los recuerdos y decisiones educadas del dueño. La complicada formula que se había realizado por 3 años y que ayudaban a mantener la rotación de inventarios, solo funcionaba con datos históricos, datos que no tenían, y los recuerdos de cuando se sobre inventariaban con artículos de temporada y la viabilidad de su negocio estaba en juego regreso a él como una pesadilla interminable.
Era un verdadero desastre, y uno del que tardaría tiempo en recuperarse, ya que solo hemos mencionado lo que salió a la luz de inmediato, hubo procesos que requirieron interminables horas hombre, como la captura de toda la cartera y la re-conciliación bancaria para saber quien debía qué.
De pronto los 2,500 dólares que costaba haber realizado un DRP se habían convertido en más de 5,000 dólares solo en reprocesos, aunado a una pérdida de  productividad que solo se soluciono, al aumentar el personal para poder hacer frente a la restructuración y actualización del sistema.

No todo es tan malo.

Cierto es que las experiencias son necesarias, ya que nadie experimenta en cabeza ajena; y aunque el golpe fue terrible, nosotros ayudamos a este empresario a que el golpe no fuera devastador.
Realizamos un análisis, y le ayudamos a la adquisición de nuevo equipo, mismo que tuvimos funcionando esa misma tarde en su empresa. Nuestros expertos tomaron toda la información que pudimos recuperar y pusimos a funcionar ese mismo día los sistemas primarios.
En mediano termino, ayudamos a los reprocesos y las recapturas proveyendo personal calificado que funciono como personal externo dentro de sus instalaciones. Ellos se encargaron de regresar en solo 21 días toda la información disponible a los sistemas, y de paso encontraron áreas de mejora que se pudieron implementar.
Se elaboró un DRP a la medida del cliente y al mismo tiempo se diagramaron procesos que ni el mismo dueño sabia que habían, esos procesos que la contadora ejecutaba diariamente con el almacenista, o cobradores y que en caso de que se fuera el recurso humano de la empresa, normalmente se perdía el proceso que se había desarrollado en la práctica.
Al final por ahorrarse un DRP, el empresario tuvo que desembolsar 3 veces el costo original, lo que lo hizo notar que no importa cuán pequeña sea su empresa, ni si creemos que nuestra información es “Prescindible” lo más seguro es que no sea lo suficientemente pequeña para no beneficiarse de un DRP, ni la información tan poco valiosa que no pueda causar un desastre por su perdida.